Chapitre 16

Les imprévus

Et si quelque chose ne se passe pas comme prévu ?

Que faire ?: Inès décide la veille à 10 h, après la dernière prévision, et l’on s’y tient : la cérémonie passe dans l’orangerie, le cocktail sous la galerie.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Regarder la dernière prévision la veille au matin
Décider à 10 h, puis prévenir les mariés
Prévenir le domaine pour ouvrir l’orangerie
Déplacer les chaises et le décor de cérémonie
Prévenir la photographe, le traiteur et le DJ
Envoyer aux invités le message préparé à l’avance
Sortir le kit pluie : parapluies, tapis, serviettes
Où aller ?: Orangerie du domaine
Qui est responsable ?: Inès Carpentier
Qui appeler ? (un prestataire): Domaine des Tilleuls

Que faire ?: Décider la veille, selon la prévision : eau, ombre et horaires décalés.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Eau en libre service dès l’accueil, avec des gobelets
De l’ombre sur la cérémonie (tonnelles, parasols), ou la déplacer à l’ombre
Avancer ou retarder la cérémonie si elle tombe en plein soleil
Garder à l’abri les personnes âgées, les femmes enceintes et les jeunes enfants
Fleurs, gâteau et desserts au frais jusqu’au dernier moment

Que faire ?: Appeler le 15 (SAMU) ou le 112 sans attendre, donner l’adresse exacte du lieu et envoyer quelqu’un accueillir les secours.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Appeler le 15, ou le 112 depuis n’importe quel téléphone
Donner l’adresse exacte du lieu et son accès (portail, code)
Envoyer une personne au portail pour guider les secours
Rester auprès de la personne et suivre les consignes données au téléphone
Prévenir un proche de la personne
Savoir où sont la trousse de secours et le défibrillateur le plus proche

Que faire ?: Personne ne reprend le volant : clés confiées, capitaine de soirée, taxi ou lit sur place.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Désigner à l’avance des capitaines de soirée qui ne boivent pas
Garder les numéros de taxis de la région
Proposer de garder les clés et de dormir sur place si c’est possible
Offrir de l’eau et à manger, à l’écart du bar, sans humilier
Si la personne ne réagit plus ou respire mal : appeler le 15

Que faire ?: Prévenir tout de suite les parents et la personne qui coordonne ; regarder d’abord les points d’eau et les accès à la route.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Prévenir les parents et la personne qui coordonne
Vérifier immédiatement les points d’eau, le parking et les accès à la route
Faire couper la musique et passer une annonce au micro
Répartir les adultes par zone
Sans résultat en quelques minutes : appeler le 17 ou le 112

Que faire ?: L’urne reste fermée, jamais seule, sous la garde d’une personne désignée, et part à l’abri à heure fixe.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Vérifier qu’elle n’a pas été rangée par l’équipe du lieu ou du traiteur
Prévenir discrètement les mariés et la personne qui coordonne
Interroger le personnel et regarder les accès
En cas de vol, porter plainte à la gendarmerie ou au commissariat

Que faire ?: Le responsable des alliances sait qui retourne les chercher, et comment faire sans elles pendant la cérémonie.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Vérifier les poches, la voiture, la chambre et le sac du responsable
Envoyer une seule personne les chercher, avec les clés et l’adresse
Prévenir l’officiant : l’échange peut venir plus tard dans la cérémonie
À défaut, échanger des bagues prêtées par des proches, et les vraies ensuite

Que faire ?: La personne qui coordonne appelle le prestataire, puis son remplaçant prévu au contrat, et choisit la solution de secours à l’heure limite fixée.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Appeler le prestataire, puis le numéro de secours de son entreprise
Demander le remplaçant prévu au contrat
Fixer une heure limite au-delà de laquelle on passe à la solution de secours
Prévenir les mariés seulement quand une solution est choisie
Garder une trace écrite des échanges (messages, heures)

Que faire ?: Appeler le prestataire, puis prévenir la personne qui coordonne.
Qui est responsable ?: Inès Carpentier
Qui appeler ? (un proche): Inès Carpentier

Que faire ?: La personne qui coordonne prévient l’officiant, le traiteur et le photographe, et annonce le nouvel horaire aux invités.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Savoir où en sont les mariés (préparatifs, trajet)
Prévenir le traiteur pour décaler le cocktail
Prévenir l’officiant et le photographe
Faire patienter les invités : eau, ombre, musique
Raccourcir ensuite les photos de groupe plutôt que le dîner

Que faire ?: Prévenir le responsable technique du lieu et le DJ ; une enceinte sur batterie sauve la cérémonie et les discours.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Prévenir le responsable technique du lieu
Ne pas tout brancher sur la même multiprise
Appeler le DJ ou le technicien
Prévoir une enceinte sur batterie pour la cérémonie et les discours
Garder des lampes à piles pour l’éclairage

Que faire ?: Constater, photographier et prévenir le lieu tout de suite : la caution et l’assurance en dépendent.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Mettre en sécurité (verre brisé, eau, électricité)
Prendre des photos et noter l’heure et les témoins
Prévenir le responsable du lieu le jour même
Relire le contrat : caution, état des lieux, assurance
Déclarer le sinistre à votre assurance si besoin

Que faire ?: Une personne calme et respectée, désignée à l’avance, désamorce sans impliquer les mariés.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Désigner à l’avance une personne de confiance de chaque côté
Éloigner les personnes concernées vers un endroit calme
Ne rien dire au micro ni devant les mariés
Anticiper les voisinages délicats dans le plan de table

Que faire ?: Tout ce qui compte est imprimé ou enregistré hors ligne ; un point de rendez-vous remplace le téléphone.
La procédure, étape par étape (une par ligne): Imprimer le déroulé, les contacts et le plan d’accès
Préparer la régie hors ligne sur les téléphones la veille
Fixer un point de rendez-vous pour l’équipe
Repérer où le réseau passe et le Wi-Fi du lieu
Donner aux prestataires le numéro fixe du lieu